SEI Bahia reduz volume de documentos nos protocolos estaduais
Assunto foi discutido durante workshop sobre o processo de implantação do novo sistema dos processos específicos de cada órgão
A tramitação de documentos no serviço de protocolo da Secretaria de Administração do Estado da Bahia (Saeb) caiu quase 40%, na comparação entre este primeiro semestre de 2018 e o mesmo período de 2017. Já a partir de 1º de novembro deste ano, a previsão é reduzir de forma drástica em todos os serviços de protocolos dos órgãos estaduais o recebimento de documentos em papel, graças à implantação do SEI Bahia, o sistema informatizado de gestão de processos e documentos administrativos digitais do Poder Executivo.
O impacto do novo software na rotina dos protocolos foi ressaltada pelo secretário de Administração do Estado Edelvino Góes na manhã desta terça-feira (21.08), durante a abertura do Worshop SEI Bahia. Promovido no auditório do Centro de Operações e Inteligência (COI), no CAB, o evento teve como objetivo discutir o processo de implantação no SEI Bahia dos processos finalísticos, aqueles exclusivos de cada unidade.
“Não é possível fazer transformação digital sem envolvimento das pessoas”, alertou o secretário, chamando atenção para importância dos órgãos se engajarem no cumprimento da meta de garantir que todos os seus processos estejam tramitando eletronicamente até 1º de novembro. Em paralelo, já no próximo dia 31 de agosto, será lançada a sétima onda de implantação dos processos sistêmicos, aqueles comuns às diversas unidades. A partir da data, 89 novos tipos de processos passarão a tramitar exclusivamente em meio eletrônico.
“O SEI Bahia representa um ganho enorme para a máquina do Estado, com um impacto impressionante para a produtividade”, complementou o gestor, citando alguns números dos resultados do projeto. Em pouco mais de um ano e meio de implantação, o novo software já tem mais de 1,35 milhão de documentos e 90 mil processos eletrônicos cadastrados, além de 24 mil usuários. Já a economia gerada para os cofres públicos chega a R$ 2,7 milhões. “Só a redução nos custos diretos, como papel A4, capa e impressão, chega a R$17,74, em média, por processo”, revelou o secretário.
Processos finalísticos – Outro destaque do Workshop SEI Bahia foram as instruções dadas pelo coordenador de implantação do projeto, Anderson Vasconcelos, para auxiliar os órgãos no levantamento dos seus processos finalísticos. Neste contexto, uma das novidades apresentadas foi uma planilha construída pela equipe SEI, para ajudar as unidades a identificar aqueles tipos de processos que ainda não foram especificados. “Nosso objetivo é eliminar o uso de papel: por isso, o importante é que os órgãos se voltem para as suas rotinas internas com o objetivo de verificar o que gera papel e porque”, explicou Anderson.
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